Trevligt att träffas, Sten! Kan du börja med att berätta lite om din bakgrund och hur din karriär så småningom ledde dig till Mantec?
Jag har en civilingenjörsexamen med inriktning mot Operations Engineering, med fokus på produktion och produktionsplanering. Mina första roller var inom inköp och produktionsplanering, där jag också utvecklade ett starkt intresse för ständiga förbättringar.
Senare kompletterade jag med en ledarskapsutbildning, eftersom jag insåg att framgångsrika förändringsinitiativ framför allt handlar om människor, beteenden och ledarskap, inte bara om tekniska lösningar. Jag brukar säga att cirka 80 procent av en framgångsrik förändring handlar om människor och endast 20 procent om teknik.
Du är en av de mest erfarna konsulterna i Mantecs danska team. Vad är det som har gjort konsultyrket, och Mantec, fortsatt intressant genom åren?
Det som har gjort konsultrollen intressant är kombinationen av bra kollegor, variation och möjligheten att skapa verkliga förbättringar tillsammans med våra kunder. Jag uppskattar att arbeta nära människor och hjälpa företag att bli bättre på att driva sin verksamhet.
Det finns alltid nya kollegor, nya kunder och nya utmaningar. Dessutom krävs kreativitet, eftersom det inte finns någon universallösning för de problem vi möter. För att lyckas som konsult måste man verkligen förstå kundens verksamhet och organisation på djupet om man vill bidra till att förändra hur människor tänker och arbetar.
Mantec har förblivit en spännande arbetsplats eftersom det är en organisation som bygger på tillit och där det finns utrymme för kreativitet. Vi har etablerade arbetssätt och beprövade metoder, men samtidigt stor frihet i hur vi hjälper våra kunder. Kombinationen av struktur, förtroende och frihet är en viktig anledning till att jag har stannat så länge.
Du har arbetat med många olika företag och branscher. Vad har du lärt dig om vad som verkligen gör ett förbättringsprojekt framgångsrikt?
En framgångsrik förändring börjar med att förstå företagets kultur och de verkliga utmaningar som finns i vardagen. Man måste möta människor där de befinner sig och förstå deras perspektiv.
När den förståelsen finns på plats är nästa steg att säkerställa att medarbetare och chefer delar samma bild av situationen. Ibland är utmaningarna redan tydliga för alla, medan det i andra fall krävs tid för att skapa samsyn. Det gäller att ha tålamod, men samtidigt hålla arbetet framåt.
Först när det finns en gemensam förståelse för problemet kan man börja utveckla lösningar tillsammans.
Ett projekt som särskilt sticker ut handlade om införandet av 5S i flera avdelningar. Det som gjorde skillnad var inte metoden i sig, utan att medarbetarna aktivt deltog i att identifiera slöseri, förbättra sina arbetsplatser och enas om nya standarder. Det skapade ägarskap och gjorde att förbättringarna bestod långt efter att workshoparna hade avslutats. Vi har fortfarande en mycket god relation med ledningsgruppen idag.
När du kommer in i en ny kundorganisation, vad är det första du lägger märke till? Vad hjälper dig att identifiera den verkliga förbättringspotentialen?
Jag börjar observera redan när jag kliver in genom dörren. Hur är stämningen? Hur talar människor med varandra? Kommer deltagarna i tid till möten? Till och med något så enkelt som hur skrivborden ser ut kan säga något om kulturen. Ofta är det de små detaljerna som avslöjar mest.
Jag fokuserar särskilt på hur människor faktiskt arbetar jämfört med hur processerna beskrivs på papper. Därför tillbringar jag mycket tid med att prata med medarbetare och observera verksamheten i vardagen.
Under mina år som konsult har jag lärt mig att de största förbättringsmöjligheterna ofta finns i gapet mellan vad ledningen tror händer och vad som faktiskt sker ute i verksamheten. De flesta chefer har naturligtvis en uppfattning om läget, men vi går betydligt djupare. Vi följer medarbetarna i deras dagliga arbete, lär känna dem och uppmuntrar dem att berätta hur deras arbetsdag verkligen ser ut. Har de rätt verktyg? Har de informationen de behöver för att utföra sitt arbete effektivt?
Inledningsvis kan människor vara lite skeptiska när någon kommer för att observera deras arbete. Jag förklarar alltid att syftet är att förstå verkligheten, inte att bedöma individen. Efter en stund brukar de flesta slappna av och agera som vanligt.
Som extern och oberoende part kan vi dessutom ofta få höra saker som kan vara svåra att lyfta internt.
Mantec är känt för sitt starka fokus på implementering snarare än enbart rekommendationer. Hur ser en framgångsrik implementering ut ur en projektledares perspektiv?
En framgångsrik implementering handlar inte om att projektet är levererat. Den handlar om att organisationen uppnår de önskade resultaten och kan upprätthålla dem även efter att vi har lämnat. Det kräver att de nya arbetssätten blir en naturlig del av vardagen, att framstegen är mätbara och att både chefer och medarbetare tar ett tydligt ansvar.
De ekonomiska resultaten är alltid en viktig del av våra projekt. Tillsammans med kunden definierar vi hur effekterna ska mätas och följer upp resultaten veckovis. Samtidigt arbetar vi med den mänskliga sidan av förändringen. Chefer och medarbetare måste förstå värdet av det som görs och ta till sig de nya arbetssätten.
För mig är måttet enkelt: Om förbättringarna fortfarande skapar värde sex månader efter införandet har implementeringen varit framgångsrik.
Ibland återvänder vi för en mindre uppföljning, och det är alltid givande att se att verktygen fortfarande används. Vid ett tillfälle bad ett företag oss att återinföra ett verktyg som vi implementerat ungefär femton år tidigare. Det hade avvecklats efter ett ägarbyte, men cheferna mindes fortfarande vilket värde det skapade och ville ha tillbaka det. Det är ett tydligt tecken på att arbetet gjort bestående skillnad.
Varför är vissa organisationer bättre än andra på att omsätta planer till handling?
Organisationer som är duktiga på genomförande kännetecknas av tydligt ansvarstagande, snabba beslut och en stark ledningsdisciplin. De fokuserar på ett fåtal prioriteringar och ser till att möten leder till konkreta aktiviteter, ansvariga personer och tydliga deadlines.
Mycket handlar också om ledningens engagemang. Det går inte alltid att förutse från början vilka organisationer som kommer att vara bäst på att upprätthålla förändringar. Situationen kan utvecklas under projektets gång när människor involveras, ser resultaten och börjar ta ett större ägarskap.
Vilken roll spelar chefer och medarbetare för att förbättringar ska bestå efter att projektet avslutats?
Min erfarenhet är att hållbara förbättringar kräver både chefer och medarbetare. Chefer behöver sätta riktningen, skapa ansvarstagande och fortsätta följa upp även efter att projektet har avslutats.
Mycket handlar om ledarnas inställning. De behöver stå fast vid det som utvecklats tillsammans och fortsätta använda de styrsystem och verktyg som införts. Om ledningen håller motorn igång har de nya arbetssätten betydligt större chans att leva kvar. Medarbetarna följer det exempel som cheferna sätter.
Samtidigt är medarbetarna minst lika viktiga eftersom det är de som får förbättringarna att fungera i vardagen. Varaktig förändring uppstår när chefer tar ägarskap och medarbetare känner sig delaktiga och ansvariga för att göra de nya arbetssätten till en naturlig del av verksamheten.
Efter många år som konsult, finns det saker du gör annorlunda idag jämfört med tidigare i karriären?
Tidigare i min karriär fokuserade jag mycket på analys och på att hitta den perfekta lösningen. Idag lägger jag större vikt vid implementering, ägarskap och förankring, eftersom även den bästa lösningen har begränsat värde om människor inte tar den till sig.
Jag har också blivit mer tålmodig. Idag förstår jag mycket bättre att ägarskap hos både chefer och medarbetare är en av de viktigaste faktorerna för att skapa bestående förändring. Man kan inte bara ge människor ett svar, de behöver själva bli en del av lösningen.
Det har gjort mig mer pragmatisk och mer fokuserad på genomförande och långsiktiga resultat.
Finns det någon särskild typ av utmaning där du känner att din erfarenhet gör störst skillnad för kunden?
Den största skillnaden görs ofta i situationer där företaget vet att det finns ett problem, men har svårt att identifiera den verkliga grundorsaken.
Efter 17 år som konsult kan jag ofta snabbt känna igen mönster, skilja symptom från orsaker och hjälpa organisationer att fokusera på det som faktiskt skapar resultat.
Jag bidrar med störst värde när prestationerna ligger under förväntan, kostnaderna är för höga, produktiviteten är för låg eller när ett förbättringsprogram har tappat fart. Men för att kunden ska få maximal effekt av vårt arbete är det avgörande att vi bygger ett starkt förtroende med ledningen.
Finns det fortfarande saker som överraskar dig i kundprojekt, trots alla dessa år?
Det som fortfarande överraskar mig är hur ofta chefer förbiser de små, vardagliga förbättringarna. Företag kan lägga mycket fokus på stora projekt, som till exempel att implementera ett nytt IT-system, medan de mindre förbättringscyklerna och den dagliga uppföljningen får betydligt mindre uppmärksamhet.
Just de små detaljerna är viktiga. Kontinuerlig förbättring handlar om att komma ihåg att följa upp, göra små justeringar och fortsätta ifrågasätta rutiner som med tiden blivit norm.
Det överraskar mig också hur ofta det verkliga problemet inte är det som ledningen från början tror att det är. Många organisationer lägger energi på att behandla symptom medan den verkliga förbättringspotentialen gömmer sig i vardagliga rutiner som ingen längre ifrågasätter.
Samtidigt är det inspirerande att se hur snabbt resultat kan uppnås när människor samlas kring ett gemensamt mål, tydliggör ansvar och genomför förändringar konsekvent.
Vad tycker du personligen är mest givande med att följa en transformation från analys till mätbara resultat?
Det mest givande är att se att organisationen fortfarande uppnår resultat långt efter att projektet är avslutat.
De ekonomiska resultaten är viktiga, men det är också det förtroende man bygger upp med organisationen. Ibland hör vi av kunder flera år efter avslutade projekt och får veta att de är ännu nöjdare med resultaten än vi själva trodde att de skulle vara.
Jag är ganska självkritisk av mig och tror att en viss grad av självreflektion är viktig i konsultrollen. Därför känns det extra värdefullt att höra att effekterna har bestått över tid.
Det är också väldigt givande att hålla kontakten med chefer och koordinatorer och se att de upplever att vi hjälpt dem att förbättra sitt sätt att arbeta. En gång fick jag ett tackbrev från en koordinator två eller tre år efter ett projekt. Han berättade att jag hade förändrat hans syn på ständiga förbättringar och hur han arbetade. Sådana ögonblick stannar kvar.
Konsultrollen innebär ofta att man arbetar nära kunder och kollegor under lång tid. Vad värdesätter du mest hos de människor du arbetar med?
Det jag värdesätter mest är ärlighet, ansvarstagande och modet att öppet prata om vad som fungerar, och vad som inte gör det. När man arbetar tätt tillsammans under en längre period blir förtroende avgörande.
Jag uppskattar människor som är öppna och som vågar tala klarspråk. Ingen är perfekt. Det viktiga är att kunna erkänna saker som de är och hantera dem på ett konstruktivt sätt.
Jag trivs bäst med människor som är raka, nyfikna och vill utmana invanda arbetssätt på ett konstruktivt sätt. Jag värdesätter också pragmatism, att våga agera, lära sig längs vägen och justera när det behövs.
Avslutningsvis, vad ger dig energi utanför arbetet? Vad tycker du om att göra när du inte arbetar med kundprojekt?
Utanför arbetet tycker jag om att umgås med familj och vänner, hålla mig aktiv, vara ute i naturen och cykla landsvägscykel.
För en tid sedan flyttade vi in i ett nytt hus, och just nu lägger jag ganska mycket av min fritid på renovering. Jag tycker om att göra praktiska saker själv, allt från målning till murningsarbeten.
Jag är också frimurare, vilket ger mig möjlighet att möta människor med olika bakgrunder och reflektera över värden som integritet, personlig utveckling och att bidra positivt till samhället.
Det som ger mig mest energi är att lära mig nya saker, träffa intressanta människor och se utveckling, både i verksamheter, hos människor och hos mig själv.
