Bakgrund
Kunden är en ledande nordisk tjänsteleverantör inom kritisk infrastruktur. Under flera år hade företaget justerat sin organisatoriska struktur och övergripande uppbyggnad. När dessa förändringar till stor del var genomförda skiftade fokus mot att höja den operativa effektiviteten och skapa ett mer enhetligt arbetssätt i hela organisationen.
Baserat på tidigare framgångsrikt samarbete inom koncernen valdes Mantec som partner för att driva denna transformation.
Analys
Uppdraget inleddes med en omfattande analys av kundens två huvudsakliga operativa processer. Detta kompletterades med detaljerade operativa studier på sex geografiska platser, vilket resulterade i över 1 300 individuella observationer.
Analysen gav en faktabaserad bild av hur arbetet utfördes i praktiken och avslöjade betydande skillnader i processer, roller och arbetssätt mellan distrikten. Tillsammans med kunden identifierade Mantec förbättringsmöjligheter och kvantifierade potentialen för ökad effektivitet.
Baserat på analysen definierades fyra prioriterade arbetsområden för att adressera de mest kritiska förbättringsområdena:
- Skapa en enhetlig operativ modell som ersätter distriktsspecifika arbetssätt
- Förbättra projektplaneringen för att minska icke värdeskapande tid och säkerställa ”rätt från start”
- Stärka resursplaneringen för att balansera kapacitet och förbättra nyttjandegrad
- Omdefiniera ledarskap och daglig styrning för att öka operativ kontroll och ansvarstagande
Varje arbetsström bemannades med nyckelpersoner från kunden som arbetade nära Mantecs specialister, vilket säkerställde både ägarskap och praktisk relevans från start.
Implementering
En operativ modell
Historiskt har verksamheten i stor utsträckning hanterats distrikt för distrikt, med begränsad samordning eller delning av bästa praxis. Detta ledde till flera olika arbetssätt, vilket i sin tur skapade inkonsekventa kundupplevelser och varierande prestationsnivåer.
Ett centralt mål med projektet var att etablera en nationell operativ modell. Denna modell omfattade harmoniserade processer, tydligt definierade roller och ansvar samt införandet av bästa praxis för att skapa ett enhetligt operativt arbetssätt i hela organisationen.
Projektplanering
Analysen visade att flera olika arbetssätt inom projektplanering skapade betydande mängder icke värdeskapande tid. För att åtgärda detta infördes ett processtänk som tydliggjorde och definierade det första kritiska steget i projektprocessen.
Tydliga strukturer, standardiserade checklistor och väl definierade överlämningar med beslutsgrindar implementerades för att säkerställa ett ”rätt från start”-tänk och minska omarbetningar samt ineffektivitet.
Resursplanering
Resursplanering visade sig vara en stor utmaning. Flera planeringssystem användes, men inget stödde fullt ut de operativa behoven. Dessutom var planeringsrollen otydlig och fungerade ofta som allmänt stöd till teamledningen snarare än som en dedikerad funktion.
Detta resulterade i frekventa kapacitetsobalanser – både brister och överskott – vilket negativt påverkade den totala resursanvändningen. Projektteamet tydliggjorde rollen och införde ett strukturerat resursplaneringssätt som integrerades med den befintliga mjukvarumiljön.
Ledarskap och operativt system
Teamledarnas roll omdefinierades med ett tydligare och mer ansvarstagande fokus på produktion och daglig prestation. För den dagliga verksamheten infördes mätbara krav samt nya, nedbrutna och påverkbara mål.
En ny kommunikationsstruktur togs fram och implementerades, inklusive dagliga morgonmöten. Detta skapade bättre samordning, snabbare problemlösning och starkare ägarskap för prestation på operativ nivå.
Resultat
Efter 18 månader slutfördes projektet med starka resultat. Genom ett nära samarbete mellan Mantecs specialister och kundens nyckelpersoner etablerades strukturerade processer, roller och ansvar tydliggjordes, och en operativ modell implementerades framgångsrikt i hela organisationen.
Denna förändring representerade den mest betydande förändringsresan i företagets historia och lade grunden för framtida tillväxt genom en solid operativ struktur.
Kundomdömen
”Vi är nöjda med resultaten av projektmålen. Vi har ökat vår produktivitet och kommit långt i att säkra en stabil grund för denna fundamentala förändring av företaget.
Nyckeln till denna framgång har varit ett gott samarbete mellan Mantec-teamet och våra egna förändringsagenter samt den operativa organisationen. Vi ger gärna Mantec våra bästa rekommendationer.”
Vill du upptäcka den verkliga förbättringspotentialen i din verksamhet?
Kontakta oss för en kostnadsfri 45-minuters konsultation:
Danmark – Bent Hansen
bent.hansen@mantec.eu
+45 20 91 46 36
Finland – Eero Vuorensola
eero.vuorensola@mantec.eu
+358 40 54 45 200
Sverige – Göran Svensson
goran.r@mantec.eu
+46 70 631 86 18
Norge – Jan Erick Olsen
jeolsen@mantec.eu
+47 922 68682
Övriga länder – Kjetil Barfelt
kjetil.barfelt@mantec.eu
+47 913 13 131
