I Bakgrund
Kunden bedrev verksamhet på flera marknader och inom flera affärsområden, vilket innebar en stor och komplex organisationsstruktur som skulle stödja den dagliga verksamheten.
För att stärka sin konkurrenskraft och lönsamhet ville företaget identifiera möjligheter att förenkla kostnadsstrukturen och öka effektiviteten inom stöd- och administrativa funktioner.
Omfattningen av analysen var betydande. Den täckte mer än 14 organisatoriska enheter i flera länder och omfattade cirka 1 800 medarbetare. Granskade funktioner inkluderade ekonomi, HR, IT, logistik, inköp, marknadsföring och kommunikation, juridik samt andra koncernövergripande funktioner.
Målet var inte enbart att reducera kostnader. Fokus låg på att förstå var strukturella och operativa förändringar kunde skapa långsiktiga förbättringar samtidigt som organisationens förmåga att stödja verksamheten säkerställdes.
II Analys
Med tanke på organisationens storlek och komplexitet kombinerade Mantec flera analysmetoder för att få en helhetsbild av verksamhetens prestationer, från organisationsnivå ner till enskilda team och roller.
Analysen fokuserade bland annat på:
- organisationsstrukturer, ledningsnivåer och chefsansvar
- roller, ansvarsfördelning och arbetsfördelning
- processer och möjligheter att minska manuellt arbete
- rapportering och användning av systemstöd
- arbetsbelastning och resursfördelning
- servicenivåer och operativ prestation
Analysen visade att förbättringspotentialen varierade kraftigt mellan olika funktioner och team. I stället för att tillämpa generella besparingsmål för hela organisationen identifierades och validerades möjligheterna tillsammans med chefer och funktionsansvariga på teamnivå.
Totalt identifierades en förbättringspotential på 19 procent, motsvarande 20,5 miljoner euro inom det analyserade området.
Resultaten visade samtidigt att potentialen inte kunde realiseras genom enbart individuella effektiviseringsåtgärder. Hållbara resultat krävde en kombination av organisationsförändringar, processutveckling och nya arbetssätt.
Den detaljerade analysen utgjorde därför även grunden för en ny organisationsdesign med tydligare roller och ansvarsområden samt en omfördelning av arbetsuppgifter.
III Implementering
Efter analysfasen gick förändringsprogrammet snabbt över till implementering, vilket gjorde det möjligt att behålla det momentum som skapats under analysarbetet.
Genomförandet skedde i nära samarbete mellan kunden och Mantec genom en gemensam projektorganisation. Programmet fokuserade på att omsätta de identifierade möjligheterna till konkreta förändringar inom de utvalda funktionerna.
1. Från analys till konkreta åtgärder
Analysresultaten omsattes till tydligt definierade förändringar av organisationsstrukturer, processer, roller och ansvarsområden. På så sätt säkerställdes att förbättringspotentialen inte stannade vid analysstadiet utan omsattes i praktiskt genomförbara åtgärder.
2. Skapa ägarskap i organisationen
Kundens medarbetare och chefer involverades aktivt under hela programmet. Den gemensamma projektorganisationen bidrog till ett starkt ägarskap för förändringarna och säkerställde samtidigt att lösningarna utgick från de verkliga förutsättningarna i respektive funktion och team.
3. Systematisk projektstyrning och uppföljning
Mantecs projektstyrnings- och uppföljningsverktyg användes för att säkerställa framdrift genom hela programmet. Tydlig uppföljning bidrog till att samordna de olika arbetsströmmarna och säkerställa att samtliga initiativ uppnådde sina mål inom utsatt tid.
IV Resultat
Projektet lyckades omvandla en omfattande effektiviseringsanalys till konkreta och mätbara affärsresultat.
Hela den identifierade förbättringspotentialen på 20,5 miljoner euro realiserades inom två år.
Utöver de ekonomiska effekterna skapade programmet omfattande strukturella förbättringar inom organisationen. Processer och ansvarsområden omarbetades, arbetsuppgifter omfördelades och organisationsstrukturen anpassades för att stödja en mer effektiv kostnadsbild.
Projektet resulterade i tre tydliga effekter:
- förbättringar motsvarande 20,5 miljoner euro identifierades och realiserades fullt ut
- organisationen fick en mer effektiv struktur och kostnadsbas
- samtliga planerade projektområden nådde sina mål inom överenskommen tidsram
Detta case visar värdet av att kombinera djupgående analys med disciplinerat genomförande. Att identifiera förbättringspotential är endast det första steget. Det verkliga värdet skapas när organisationen har rätt struktur, ett tydligt ägarskap och en systematisk uppföljning som gör det möjligt att omsätta potentialen till varaktiga och mätbara resultat.
Vill du utforska den operativa potentialen i din organisation?
Boka en kostnadsfri 45-minuters konsultation med oss:
Sverige – Göran Svensson
goran.r@mantec.eu
+46 70 631 86 18
Danmark – Bent Hansen
bent.hansen@mantec.eu
+45 20 91 46 36
Finland – Eero Vuorensola
eero.vuorensola@mantec.eu
+358 40 54 45 200
Norge – Jan-Erick Olsen
jeolsen@mantec.eu
+47 922 68682
Övriga länder – Kjetil Barfelt
kjetil.barfelt@mantec.eu
+47 913 13 131
