Som en ledande aktör i branschen är kvalitet, leveranssäkerhet, servicenivå och kundnöjdhet avgörande framgångsfaktorer för Avarn. I takt med tillväxten uppstod dock ett behov av att vidareutveckla projektverksamheten för att göra den tydligare och mer lätthanterlig, genom att stärka förutsägbarheten, ledarskapet och det dagliga arbetets flöde.
Mantec anlitades för att stötta ett utvecklingsinitiativ inom projektverksamheten för säkerhetsteknik i södra Finland. Med ett externt perspektiv och ett hands-on-arbetssätt bidrog de till transformationen med fokus på operativ effektivitet.
Mål: projektverksamhet i världsklass
Enligt Avarn Securitys affärsområdeschef Mika Peippo var målet att ta projektverksamheten till nästa nivå och skapa en tydlig konkurrensfördel:
”Vårt mål är att bygga projektverksamhet i världsklass – något som märks både för våra kunder och våra medarbetare.”
Initiativet fokuserade på tre huvudområden: att förbättra kundupplevelsen, stärka lönsamheten och skapa en smidigare vardag för medarbetarna.
”Vi ville etablera arbetssätt där projekten drivs med hög kvalitet, god förutsägbarhet och utan överraskningar – både ur kundens perspektiv och internt,” förklarar Peippo.
En tydlig riktning baserad på analys
Arbetet inleddes med en analysfas där ett stort antal medarbetare i olika roller intervjuades, samtidigt som arbetet i fält observerades noggrant.
Analysen fokuserade särskilt på projektledning, resursplanering, daglig styrning och det övergripande projektflödet.
Flera utvecklingsområden identifierades. Det fanns behov av mer enhetliga arbetssätt, tydligare roller och ansvar samt bättre transparens i daglig och veckovis uppföljning.
Dessutom behövde projektledarnas tidsanvändning struktureras bättre för att skapa ett mer proaktivt arbetssätt i styrningen av projekten.
Det fanns också behov av att förbättra resursplanering, synlighet i framtida arbetsbelastning samt ekonomisk uppföljning av projekten.
En stark start genom snabba förbättringar
Implementeringsfasen, som startade i början av 2026, genomfördes i två delar.
Den första fasen fokuserade på så kallade “quick wins” för att snabbt skapa större tydlighet i det dagliga arbetet. Det innefattade bland annat en överblick över projektportföljen, daglig resursplanering, veckoplaner för projektledare samt en ny mötesstruktur för att stärka transparens, beslutsfattande och resursfördelning.
En tydligare struktur skapades för projektledarnas tidsanvändning, och den ekonomiska uppföljningen förbättrades genom nya vyer som möjliggjorde systematisk uppföljning av budget, prognos och utfall varje vecka.
Efter denna fas fördjupades arbetet med kärnprocesserna i den dagliga styrningen. Roller och ansvar tydliggjordes, arbetssätt standardiserades och resursstyrningen förbättrades för att bättre kunna förutse framtida behov.
Målet var att etablera hållbara arbetssätt som stärker projektledarnas förutsättningar att lyckas och förbättrar hela projektorganisationens prestation.
En tydligare vardag, högre effektivitet och starkare leveranssäkerhet
Avarns engagerade team i kombination med Mantecs praktiska arbetssätt skapade en stark grund för förändring.
Resultatet är en tydligare verksamhetsmodell, ökad förutsägbarhet och förbättrad leveranssäkerhet mot kund.
Projektverksamheten har idag en tydligare struktur och mer systematiska arbetssätt, som genomsyrar hela organisationen – från ledning till genomförande i fält. Arbetet har blivit mer proaktivt, där planering, uppföljning och styrning sker mer framåtblickande och stöds av gemensamma arbetssätt.
Enligt Mika Peippo är en av de största förbättringarna den ökade transparensen. Organisationen har nu bättre insikt i både nuvarande och framtida kapacitet, vilket förbättrar resursplanering och möjliggör mer realistisk projektplanering.
Detta märks direkt i kundrelationerna: projektens framdrift kan kommuniceras tydligare och leveranssäkerheten har förbättrats.
Projektledaren Teo upplever förändringarna konkret i sitt dagliga arbete.
Enligt honom har initiativet skapat tydlig riktning och struktur i vardagen. Kalendern och veckorytmen styr nu arbetet, och möten samt planering är fördefinierade. Detta har ökat effektiviteten och gjort det lättare att fokusera på rätt saker.
”Den mest konkreta förändringen är att mitt eget arbete och min kalender nu är tydligt strukturerade. Jag har mycket bättre koll på vad jag ska fokusera på i olika faser av projekten.”
Han lyfter också förbättrad överblick över projekten som en viktig effekt, vilket stödjer både operativ och ekonomisk styrning.
”Tydligare roller och ansvar har gjort vardagen smidigare och förbättrat beslutsfattandet avsevärt.”
Även kundarbetet har förbättrats. Genom mer systematisk planering och uppföljning är det lättare att hålla tidsplaner och hantera förändringar i tid. Regelbunden kommunikation minskar överraskningar och förbättrar samarbetet.
”Ur kundens perspektiv upplevs verksamheten mer tillförlitlig när arbetet är välplanerat och kommunikationen är konsekvent.”
Strukturerade arbetssätt stärker lönsamhet och kvalitet
Ur Business Controller Toni Kurkis perspektiv har initiativet särskilt stärkt planering och ekonomistyrning.
Tidigare var arbetet delvis reaktivt och lönsamheten varierade, men nu bygger verksamheten på tydligare planering och en gemensam riktning. Projektledare har bättre överblick över sina projekt, vilket ger ökad kontroll och smidigare genomförande.
Ekonomiskt syns förändringen i minskade avvikelser. Mer exakt planering och uppföljning har minskat överraskningar och gjort det möjligt att vidta åtgärder tidigare. Detta har också minskat arbetsbelastningen, både i projektorganisationen och inom ekonomi.
Även gentemot kunder märks effekterna. Förbättrat samarbete mellan sälj och produktion, tillsammans med mer exakt resursplanering, möjliggör mer realistiska projektstarter och tidsplaner.
”Bättre planering återspeglas direkt i kvalitet, tidsplaner och lönsamhet. När vi arbetar proaktivt uppstår färre överraskningar även för kunden,” sammanfattar Kurki.
Samarbete möjliggjorde transformationen
En avgörande framgångsfaktor var det nära samarbetet mellan Avarn och Mantec. Arbetet präglades av dialog och gemensam utveckling av lösningar, med utgångspunkt i den dagliga verksamheten.
”Lösningarna kom inte som färdiga koncept – vi utvecklade dem tillsammans utifrån våra egna arbetssätt,” förklarar Kurki.
Detta arbetssätt skapade ett starkt engagemang i organisationen och bidrog till att de nya arbetssätten verkligen implementerades i vardagen.
Projektledaren Teo beskriver också samarbetet som mycket positivt:
”Det här har varit ett väldigt inspirerande projekt – jag har lärt mig mycket och fått nya perspektiv på mitt arbete.”
Det externa perspektivet hjälpte till att strukturera helhetsbilden och bidrog med konkreta, praktiska lösningar direkt i det dagliga arbetet.
Mika Peippo konstaterar att initiativet uppfyllde förväntningarna väl. Arbetet följde en tydlig plan med fokus på rätt områden, samtidigt som engagemanget i organisationen var starkt.
Han betonar att satsningen på projektverksamheten är en viktig del av Avarns fortsatta tillväxt:
”Vi vill bygga projektverksamhet som tillhör de bästa i branschen – där kvalitet, effektivitet och stolthet i arbetet går hand i hand.”
Den framgångsrika transformationen har skapat en stabil grund för denna fortsatta utveckling.
Intresserad av liknande resultat?
Om ni vill stärka er operativa verksamhet, förbättra leveransförmågan och skapa en skalbar grund för fortsatt tillväxt, kan Mantec hjälpa er.
Kontakta oss för en kostnadsfri konsultation på 45 minuter:
Danmark – Bent Hansen
bent.hansen@mantec.eu
+45 20 91 46 36
Finland – Eero Vuorensola
eero.vuorensola@mantec.eu
+358 40 54 45 200
Sverige – Göran Svensson
goran.r@mantec.eu
+46 70 631 86 18
Norge – Jan Erick Olsen
jeolsen@mantec.eu
+47 922 68682
Övriga länder – Kjetil Barfelt
kjetil.barfelt@mantec.eu
+47 913 13 131
